Kriisiviestintä

Suomen Biljardiliiton kriisiviestinnän ohjekirja

Kriisejä sattuu jokaisessa urheilulajissa. Pienestäkin tapahtumasta voi tulla ikävän suuret lööpit, jos tiedotusvälineet niin päättävät.

Biljardi on värikkään historiansa takia erityisen herkkä kohde ilkeille kirjoituksille, jotka pahimmillaan voivat vaikuttaa negatiivisesti lajimme kehitykseen ja liittomme talouteen.

Myönteisistä tapahtumista on helppo ja miellyttävä tiedottaa. Ikävistä taas ei. Niistä mielellään vaikenisi ja toivoisi niiden nopeasti katoavan, tai ainakin unohtuvan. Valitettavasti vaikeneminen usein vain pahentaa asiaa. On lukemattomia esimerkkejä miten vaikeneminen tai puutteellinen tiedottaminen on johtanut siihen että väärät tiedot ja erilaiset huhut kukoistavat. Lajiliittoa syytetään herkästi salailusta tai jopa valehtelusta, jonka seurauksena taas toimittajat pyrkivät kaikin keinoin tekemään uusia paljastuksia. Kärpäsestä voi tulla härkänen.

Tämän takia ei ole samantekevää miten ikävistä asioista tiedotetaan.

Tämän ohjekirjan tarkoituksena on siksi valmistaa liiton vastuuhenkilöt mahdollisen kriisitiedottamisen varalle.

Suomen Biljardiliiton toimintaperiaatteena tulee olla:

• Tiedottaa kun jokin tapahtuma voidaan katsoa liittyvän liiton toimialueeseen, vaikka mitään ’tiedotuspakkoa’ ei olisikaan.
• Tiedottaa avoimesti ja rehellisesti. Kertoa asiat niin kuin ne ovat.
• Pitää kaikki sidosryhmät ajan tasalla.
• Pyrkiä tekemään voitavansa asioiden korjaamiseksi.

On tärkeätä että tiedottamisvastuu on selvästi määrätty ja että asioista ei eri tahojen osalta anneta keskenään ristiriitaisia tietoja.

LIITE 1

ESIMERKKEJÄ MAHDOLLISISTA KRIISEISTÄ JOTKA VOIVAT AIHEUTTAA TIEDOTTAMISTARPEEN

Kielletyt aineet:

• Pelaaja jää kiinni dopingrikkomuksesta
• Huippupelaaja jää kiinni huumeiden käytöstä tai niiden välittämisestä.
• Osa pelaajista on jossain kilpailussa niin juovuksissa että paikallislehti tekee siitä näyttävän jutun.

Väkivalta:

• Kilpailussa syntyy tappelu.
• Tunnettu pelaaja tappelee yökerhon jonossa.

Rikos:

• Pelaaja, liiton toimi- tai luottamushenkilö, salinpitäjä tms. syyllistyy vakavaan rikokseen.
• Biljardisalissa myydään huumeita, varastettua tavaraa tms.
• Biljardialan yrittäjä syyllistyy taloudelliseen väärinkäytökseen.

Onnettomuus:

• Kesken kilpailun sattuu onnettomuus. Katto romahtaa, pallo lentää silmään tms.
• Tunnettu biljardihahmo joutuu vakavaan kolariin.

Muu:

• Katkeroitunut henkilö levittää perättömiä huhuja tai antaa lajia, sen liittoa tai pelaajia halventavia lausuntoja julkisuudessa.
• Nuorten EM-joukkueen johtaja joutuu ulkomailla putkaan kesken kisojen.

LIITE 2

TIEDOTUSVASTUU

Kriisin sattuessa liiton tiedottamisesta vastaa joko puheenjohtaja tai toiminnanjohtaja, ellei jonkin määrätyn tapahtuman, esim. kilpailun osalta olla erikseen ennalta määrätty tiedotusvastaava.

Se liiton edustaja joka ensimmäisenä saa tietoonsa kriisin, tulee siksi välittömästi ottaa yhteys puheenjohtajaan tai toiminnanjohtajaan, jotka keskenään sopivat tapahtuman edellyttämistä toimenpiteistä. Ellei kumpaakaan pystytä tavoittamaan ja jokin tiedotusväline vaatii kyseiseltä liiton edustajalta lausuntoa, tulee hänen vain antaa lyhyt selostus tapahtumasta ottamatta mitään kantaa asiaan ja ilmoittaa että liitto tiedottaa kantansa heti kun vastuulliset on tavoitettu.

Kaikkien muiden liiton toimi- ja luottamushenkilöiden paitsi tiedotusvastuussa olevien on pidättäydyttävä kommentoimasta.

LIITE 3

UUTISTIEDOTE

Kriisin sattuessa tiedote pitää saada uutisvälineille nopeasti. Muuten ne tekevät uutisen täysin itse ja se voi sisältää virheitä tai puutteita.

Ensimmäisessä lyhyessä tiedotteessa kerrotaan kaikki, mitä siihen mennessä on varmasti tiedossa.

• Otsikossa sanotaan mitä on tapahtunut ja missä se on tapahtunut.
• Johdannossa vastataan kysymyksiin mitä, missä, milloin, miten ja minkälaisin seurauksin.
• Sen jälkeen selostetaan tapahtuneen taustasta.
• Sitten on tärkeätä kertoa keneltä saa lisätietoja.
• Lopuksi on hyvä antaa pieni tietopaketti Suomen Biljardiliitosta.

Tiedote ei saa olla yhtä liuskaa pitempi.

LIITE 4

PUHELINHAASTATTELU

Kaikki puhelut tulisi ohjata tiedotuksesta vastaavalle henkilölle, jos se vain on mahdollista.

Kun olet puhelinyhteydessä mediaan:

• Kerro kuka olet.
• Ole tarkkaavainen.
• Ole positiivinen.
• Älä kommentoi, ellet ole liiton nimeämä lausunnon antaja.
• Älä pohdiskele tai arvaile.
• Osoita vastuuntuntoista asennetta.
• Älä torju mahdollisia moitteita.
• Pysy rauhallisena.
• Kirjoita lopuksi muistiin mitä tuli puhuttua ja kenen kanssa.

On tärkeätä että soittaja saa sen vaikutuksen että liitossa tiedetään mitä tehdään ja että siellä olla vastuuntuntoisia.

Mikäli et tiedä jotain asiaa, pyri antamaan sen henkilön yhteystiedot joka antaa lisätietoja.

Lehtihaastattelusta pyydä/vaadi aina vedos hyväksyttäväksi ennen painamista. Haastateltavalla on oikeus tarkastaa oma kommentointi.

LIITE 5

TV- TAI RADIOHAASTATTELU

Ennen haastattelua:

• Tarkista ohjelman luonne ja haastattelija, sekä osallistuuko ohjelmaan muita.
• Selvitä onko mahdollista saada kysymykset etukäteen.
• Varaudu kielteisiin näkökantoihin.
• Perehdy asiaan. Varmista ja opettele faktat ulkoa.
• Pukeudu yksinkertaisesti ja siististi.

Haastattelussa:

• Puhu rauhallisesti normaalilla äänentasolla, kuin jossain muussa keskustelussa.
• Keskity ja pysy asiassa.
• Ole ytimekäs ja käytä lyhyitä lauseita.
• Ellet tiedä vastausta, sano se. Älä arvaile, äläkä vitsaile.
• Älä ole ylimielinen, mutta älä myöskään ole nöyristelevä.
• Oikaise mahdolliset kielteiset huomautukset.
• Jos koet että sinua kohdellaan epäoikeudenmukaisesti, sano se.
• Istu suorassa ja katso haastattelijaa silmiin. Älä katso kameraan.
• Istu rauhallisesti. Älä liikuttele itseäsi turhaan.
• Yritä kuitenkin olla luonnollinen ja oma itsesi.